2.8.1. Создание документа «Заявка на закупку»

Для формирования заявок на размещение заказа, в Системе необходимо сформировать документ «Заявка на закупку». Документ формируется на основе Позиции плана закупок и сформировать его можно двумя путями.

Первый вариант. Необходимо перейти в папку навигатора «Заявка на закупку» в фильтр «Создание нового». В открывшемся списке на панели инструментов нажать кнопку [Создать] (Рисунок 1).

Кнопка создания новой Заявки на закупку

В экранной форме Заявки на закупку в поле «Номер позиции плана закупок» выбрать позицию из списка доступных (Рисунок 2). В списке отображается набор Позиций плана закупок из последней опубликованной редакции Плана закупок.

Выбор Позиции плана закупок

Часть полей в заявке на закупку заполняется на основе данных из выбранной Позиции плана закупок. Остальные поля, оставшиеся пустыми, требуется заполнить (Рисунок 3). Особенности заполнения необходимых полей описаны ниже, во Втором варианте создания Заявки на закупку.

Заявка на закупку, заполненная данными из выбранной Позиции плана закупок

Второй вариант. Для создания заявки на закупку, необходимо перейти к списку документов «Позиция ПЗ (223-ФЗ)» в фильтр «Опубликовано». Из списка позиций плана закупок выбрать позицию и нажать кнопку [Сформировать заявку на закупку] (Рисунок 4).

Формирование документа «Заявка на закупку»

В случае успешного формировании документа «Заявка на закупку» Система выдаст протокол формирования документа (Рисунок 5).

Протокол успешного формирования документа «Заявка на закупку»

Если процедура формирования Заявки на закупку не может быть осуществлена, Система выведет протокол, в котором будет отражена информация о причинах, препятствующих созданию Заявки на закупку.

Успешно сформированный документ будет доступен для просмотра и редактирования в папке «Заявка на закупку(223-ФЗ)» в фильтре «Создание новой». Для открытия формы документа Заявка на закупку необходимо дважды щелкнуть ЛКМ по строке документа, либо воспользоваться кнопкой [Редактировать] на панели инструментов (Рисунок 6)

Открытие формы документа «Заявка на закупку»

В форму документа «Заявка на закупку» (Рисунок 7) автоматически подтянутся данные из Позиции плана закупок, на основе которой была сформирована Заявка на закупку. Обязательные для заполнения поля выделены рамкой зеленого цвета и подписаны текстом красного цвета. Оставшиеся незаполненными обязательные поля следует заполнить необходимыми значениями.

Форма документа «Заявка на закупку»

Поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» заполняется путем выбора значения из справочника «Способы определения поставщика (подрядчикам, исполнителя)» по кнопке , максимально соответствующего полю «Способ закупки» (Рисунок 8)

Выбор Сопоставимого способа закупки

Поле «НДС» заполняется выбором значения из выпадающего списка.

Во вкладку «Товары, работы, услуги» все данные подтягиваются из Позиции плана закупок.

Вкладка «Условия договора» содержит следующие для заполнения поля:

  • В блоке «Обеспечения заявки» - указывается «Размер обеспечения» в рублевом и процентном эквиваленте (при введении одного из любого значений – второе высчитывается и проставляется автоматически; при изменении одного из значений второе пересчитывается), «Банковские реквизиты» и «Иные требования к обеспечению заявки». Банковские реквизиты заполняются выбором значения из справочника «Справочник банковских реквизитов» (Рисунок 9).
    Поля «Размер обеспечения» и «Иные требования к обеспечению заявки» участвуют в интеграционном обмене с ЕИС и Торговыми площадками (при поддержке форматов на стороне площадки).

Банковские реквизиты

  • В блоке «Обеспечение исполнения договора» - указывается «Размер обеспечения исполнения договора» (ручным вводом текстового и/или цифрового значения), «Банковские реквизиты» (выбираются из справочника как и в обеспечении заявки) и поле «Иные требования к обеспечению исполнения договора» - обязательно для заполнения в том случае, если заполнено поле «Размер обеспечения исполнения договора» (Рисунок 10).
    Поля «Размер обеспечения» и «Иные требования к обеспечению заявки» участвуют в интеграционном обмене с ЕИС и Торговыми площадками (при поддержке форматов на стороне площадки).

Обеспечение исполнения договора

  • Поля: «Место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Условия поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги» – могут быть заполнены ручным вводом информации или из Справочника, который состоит из ранее введенных значений в аналогичных документах своей организации (Рисунок 11);

Возможность заполнения полей ранее введенными значениями

  • Порядок формирования цены договора (заполняется ручным вводом).

Обязательность тех или иных полей настраивается администраторами Системы в каждом регионе индивидуально.

Вкладка «Требования к участникам закупок» (Рисунок 12) содержит для заполнения блок сведений «Особенности участия субъектов малого и среднего предпринимательства»; поля, участвующие в формировании печатной формы Заявки на закупку, а также такие поля как: «Требование об отсутствии сведений об участнике закупки в РНП»; «Приоритет закупок радиоэлектронной продукции, включенной в единый реестр российской радиоэлектронной продукции»; «Приоритет товаров российского происхождения, работ и услуг, выполняемых или оказываемых российскими лицами», которые заполняются выбором значения «Да/Нет» из выпадающего списка.

Вкладка «Требования к участникам закупки»

В блоке «Особенности участия субъектов малого и среднего предпринимательства» заполняются следующие поля:

  • Участниками являются только субъекты малого и среднего предпринимательства (выбирается значение «Да/Нет» из выпадающего списка)

  • Наличие требования о привлечении к исполнению договора субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого и среднего предпринимательства (выбирается значение «Да/Нет» из выпадающего списка)

  • Единые требования к участникам закупки (поле активируется для заполнения при проставлении галочки)

  • Требования к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом закупки (поле активируется для заполнения при проставлении галочки)

  • Требуется предоставление декларации, предусмотренной пунктом 9 части 19.1 статьи 3.4 223-ФЗ (поле становится активным для заполнения только в том случае, если в поле выше «Участниками являются только субъекты малого и среднего предпринимательства» выбрано значение «Да». И также заполняется выбором значения из выпадающего списка. Позднее данные этих двух полей подтягиваются в Лот извещения о закупке)(Рисунок 13).

Признак закупки у МСП

Вкладка «Ответственное лицо по закупке» содержит контактную информацию ответственного должностного лица заказчика. Заполняется выбором из справочника регистрационных данных, либо ручным вводом информации (Рисунок 14). В поле «Дополнительная контактная информация» вручную вводятся реквизиты дополнительных контактных лиц по предстоящей Закупке. Заполняется по мере необходимости указания данной информации.

Вкладка «Ответственное лицо по закупке»

Вкладка «Информация по аукциону» активна, и доступна для заполнения, если в поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» выбрано значение «электронный аукцион» (Рисунок 15). Во вкладке расположено поле для ввода шага ценового предложения в процентах или в валюте договора, с возможностью указания возможного интервала шага предложений.

Информация по аукциону

Вкладка «Сведения о поставщике» активна, и доступна для заполнения, если в поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» выбрано значение «Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)».

По нажатию кнопки [Добавить строку] создается новая пустая строка. Двойным кликом ЛКМ по кнопке в столбце «ИНН», вызывается Справочник «Поставщики услуг» (Рисунок 16).

Справочник «Поставщики услуг»

После ввода всех необходимых значений в электронной форме документа его следует сохранить по кнопке [Сохранить]. При этом Система проверит заполненные данные, и в случае обнаружения расхождения с проверяемыми условиями выведет протокол сохранения документа, в котором будут отражены выявленные расхождения (Рисунок 17).

Блокирующие сохранение документа контроли

Контроли в Системе делятся на следующие типы:

  • Системный предварительный контроль реквизитов документа (не отключаемый системный контроль, доступ к которому имеют только разработчики ПК);
  • Предварительный контроль реквизитов документа (настраивается администраторами Системы).

Сами контроли делятся на два вида:

  • Блокирующий (контроль красного цвета, блокирует сохранение документа);
  • Информационный (контроль синего цвета, информирует о найденных расхождениях, но при этом позволяет сохранить документ) (Рисунок 18).

Информационный контроль, позволяющий продолжить сохранение документа

Если протокол сохранения документа содержит только информационные контроли, то документ сразу же сохранится. В успешно сохраненном документе выводится надпись, что документ сохранен (Рисунок 19).

Информационная надпись об успешном сохранении документа

После успешного сохранения документа «Заявка на закупку», необходимо сформировать печатную форму. Откройте нужную Заявку на закупку и нажмите кнопку [Генерация печатной формы заявки на закупку]. В результате появится окно подтверждения формирования документа и выбора типа генерируемого файла (Рисунок 20).

Генерация печатной формы Заявки на закупку

После выбора типа файла следует нажать на кнопку [Да]. В зависимости от настроек браузера будет предложено место на компьютере, куда следует сохранить документ или же документ автоматически сохранится в директорию, указанную по умолчанию.

Параллельно с этим действием произойдет автоматическое прикрепление сгенерированной печатной формы к документу «Заявка на закупку», и она будет доступна в списке прикрепленных документов, вызываемой по кнопке [Прикрепленные файлы]. Прикпреленные файлы можно сразу же отправить в ЕСИ, нажав кнопку [Отметить для отправки в ЕИС] (Рисунок 21).

Список прикрепленных файлов

Если файл необходимо передать в ЕИС с извещением, то нужно выделить этот файл, нажать кнопку [Изменить комментарий] и в появившемся окне редактирования отметить флагом «Размещение файла в ЕИС». Затем нажать кнопку [Сохранить] (Рисунок 22).

Окно редактирования прикрепленного файла