2.9.1. Создание документа «Заявка на закупку»

Для формирования заявок на размещение заказа, в Системе необходимо сформировать документ «Заявка на закупку». Документ формируется на основе Позиции плана закупки.

Для этого необходимо перейти в папку навигатора «Заявка на закупку» в фильтр «Создание нового» и в открывшемся списке на панели инструментов нажать кнопку [Создать] (Рисунок 1).

В экранной форме Заявки на закупку в поле «Номер позиции плана закупок» необходимо выбрать Позицию из списка доступных (Рисунок 2). В списке отображаются Позиции из последней опубликованной редакции Плана закупки.

Часть полей в Заявке на закупку заполнится данными из выбранной Позиции плана закупки. Обязательные для заполнения поля выделены зеленым шрифтом и красной рамкой. Остальные поля заполняются по необходимости (Рисунок 3).

Поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» заполняется путем выбора значения из справочника «Способы определения поставщика (подрядчикам, исполнителя)» по кнопке , максимально соответствующего полю «Способ закупки» (Рисунок 4).

Поле «НДС» заполняется выбором значения из выпадающего списка.

Во вкладку «Товары, работы, услуги» все данные подтягиваются из Позиции плана закупок.

Вкладка «Условия договора» содержит следующие для заполнения поля:

• В блоке «Обеспечения заявки» - указывается «Размер обеспечения» в рублевом и процентном эквиваленте (при введении одного из любого значений – второе высчитывается и проставляется автоматически; при изменении одного из значений второе пересчитывается), «Банковские реквизиты» и «Иные требования к обеспечению заявки». Банковские реквизиты заполняются выбором значения из справочника «Справочник банковских реквизитов» (Рисунок 6).
  Поля «Размер обеспечения» и «Иные требования к обеспечению заявки» участвуют в интеграционном обмене с ЕИС и Торговыми площадками (при поддержке форматов на стороне площадки).

• В блоке «Обеспечение исполнения договора» - указывается «Размер обеспечения исполнения договора» (ручным вводом текстового и/или цифрового значения), «Банковские реквизиты» (выбираются из справочника как и в обеспечении заявки) и поле «Иные требования к обеспечению исполнения договора» - обязательно для заполнения в том случае, если заполнено поле «Размер обеспечения исполнения договора» (Рисунок 7).
  Поля «Размер обеспечения» и «Иные требования к обеспечению заявки» участвуют в интеграционном обмене с ЕИС и Торговыми площадками (при поддержке форматов на стороне площадки).

• Поля: «Место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Условия поставки товара, выполнения работы, оказания услуги»; «Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги» – могут быть заполнены ручным вводом информации или из Справочника, который состоит из ранее введенных значений в аналогичных документах своей организации (Рисунок 8);

• Порядок формирования цены договора (заполняется ручным вводом).

Вкладка «Требования к участникам закупок» (Рисунок 9) содержит для заполнения блок сведений «Особенности участия субъектов малого и среднего предпринимательства»; поля, участвующие в формировании печатной формы Заявки на закупку, а также такие поля как: «Требование об отсутствии сведений об участнике закупки в РНП»; «Приоритет закупок радиоэлектронной продукции, включенной в единый реестр российской радиоэлектронной продукции»; «Приоритет товаров российского происхождения, работ и услуг, выполняемых или оказываемых российскими лицами», которые заполняются выбором значения «Да/Нет» из выпадающего списка.

В блоке «Особенности участия субъектов малого и среднего предпринимательства» заполняются следующие поля:

• Участниками являются только субъекты малого и среднего предпринимательства (выбирается значение «Да/Нет» из выпадающего списка)

• Наличие требования о привлечении к исполнению договора субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого и среднего предпринимательства (выбирается значение «Да/Нет» из выпадающего списка)

• Единые требования к участникам закупки (поле активируется для заполнения при проставлении галочки)

• Требования к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом закупки (поле активируется для заполнения при проставлении галочки)

• Требуется предоставление декларации, предусмотренной пунктом 9 части 19.1 статьи 3.4 223-ФЗ (поле становится активным для заполнения только в том случае, если в поле выше «Участниками являются только субъекты малого и среднего предпринимательства» выбрано значение «Да». И также заполняется выбором значения из выпадающего списка. Позднее данные этих двух полей подтягиваются в Лот извещения о закупке)(Рисунок 10).

Вкладка «Ответственное лицо по закупке» содержит контактную информацию ответственного должностного лица заказчика. Заполняется выбором из справочника регистрационных данных, либо ручным вводом информации (Рисунок 11). В поле «Дополнительная контактная информация» вручную вводятся реквизиты дополнительных контактных лиц по предстоящей Закупке. Заполняется по мере необходимости указания данной информации.

Вкладка «Информация по аукциону» активна, и доступна для заполнения, если в поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» выбрано значение «электронный аукцион» (Рисунок 12). Во вкладке расположено поле для ввода шага ценового предложения в процентах или в валюте договора, с возможностью указания возможного интервала шага предложений.

Вкладка «Сведения о поставщике» активна, и доступна для заполнения, если в поле «Сопоставимый типовой способ определения поставщика» выбрано значение «Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)».

По нажатию кнопки [Добавить строку] создается новая пустая строка. Двойным кликом ЛКМ по кнопке в столбце «ИНН», вызывается Справочник «Поставщики услуг» (Рисунок 13).

После ввода всех необходимых значений в электронной форме документа его следует сохранить по кнопке [Сохранить]. При этом Система проверит заполненные данные, и в случае обнаружения расхождения с проверяемыми условиями выведет протокол сохранения документа, в котором будут отражены выявленные расхождения (Рисунок 14).

Контроли в Системе делятся на следующие типы:

• Системный предварительный контроль реквизитов документа (не отключаемый системный контроль, доступ к которому имеют только разработчики ПК);
• Предварительный контроль реквизитов документа (настраивается администраторами Системы).

Сами контроли делятся на два вида:

• Блокирующий (контроль красного цвета, блокирует сохранение документа) (Рисунок 14);
• Информационный (контроль синего цвета, информирует о найденных расхождениях, но при этом позволяет сохранить документ) (Рисунок 15).

Если протокол сохранения документа содержит только информационные контроли, то документ сразу же сохранится. В успешно сохраненном документе выводится надпись, что документ сохранен (Рисунок 16).

Успешно сохраненный документ будет доступен для просмотра и редактирования в папке «Заявка на закупку» в фильтре «Создание новой». Для открытия формы документа необходимо дважды щелкнуть ЛКМ по строке документа, либо воспользоваться кнопкой [Редактировать] на панели инструментов (Рисунок 17)

Такеже после сохранения документа «Заявка на закупку», при необходимости, можно сформировать печатную форму. Для этого нужно открыть Заявку на закупку и нажать кнопку [Генерация печатной формы заявки на закупку]. В результате появится окно подтверждения формирования документа и выбора типа генерируемого файла (Рисунок 18).

После выбора типа файла следует нажать на кнопку [Да]. В зависимости от настроек браузера будет предложено место на компьютере, куда следует сохранить документ или же документ автоматически сохранится в директорию, указанную по умолчанию.

Параллельно с этим действием произойдет автоматическое прикрепление сгенерированной печатной формы к документу «Заявка на закупку», и она будет доступна в списке прикрепленных документов, вызываемой по кнопке [Прикрепленные файлы]. Прикпреленные файлы можно сразу же отправить в ЕСИ, нажав кнопку [Отметить для отправки в ЕИС] (Рисунок 19).

Если файл необходимо передать в ЕИС с извещением, то нужно выделить этот файл, нажать кнопку [Изменить комментарий] и в появившемся окне редактирования отметить флагом «Размещение файла в ЕИС». Затем нажать кнопку [Сохранить] (Рисунок 20).